Note de l’équipe : cet article a été rédigé par Amélie Paul et Cécile Bayard, deux ninjas de l’organisation et d’emmener les projets jusqu’au bout en respectant leur rythme. 

La parole à Amélie

I – Comment créer ton système de planification

Comme promis, je vous partage une vidéo pour vous communiquer mon système de planification

 

 

Je vous ajoute quelques points complémentaires à la vidéo :

  • je mets bien entre 20 et 24h à faire ma planification sur 6 mois (étalées sur plusieurs jours !). C’est un travail de prise de décisions. Donc, je me donne du temps. Et si dans la pratique du quotidien, y a des choses qui coincent, j’ajuste au fil de l’eau si besoin (il y a toujours des imprévus et des aléas : par ex, mon fils qui tombe malade et internet en rade). Par contre, le fait de planifier des actions programmables et automatisées maintient un minimum de régularité (par ex, ma newsletter).
  • les outils dont je parle dans la vidéo : objectif SMART, mind mapping, technique des Post-it (1 post-it / 1 action), Google Agenda.
  • autres outils qui permettent d’automatiser des actions avec une programmation planifiée : système d’envois emailing, programmation des réseaux sociaux, planification de publication d’article de blog, etc. Je vous laisse faire vos recherches. Je veux pas trop vous assommer d’informations. Mais l’idée à retenir est que ça aussi faut l’intégrer à votre planification.
  • un élément fondamental dans ma façon de planifier, c’est d‘intégrer mon corps à la démarche. De toute façon, c’est une réalité : je suis mon corps. Donc, si je fais comme si ce n’était pas le cas, y aura un rappel à l’ordre plus ou moins fort à un moment donné. Pour moi, l’entrepreneuriat, et plus globalement nos modes de vie, doivent être physiologiques pour pleins de raisons que je n’évoquerai pas, car ce n’est pas directement notre sujet.

 

Évidemment, ce que je partage ici n’est pas exhaustif. C’est un sujet riche d’autant qu’il touche à notre capacité à structurer notre vie et à concrétiser nos projets. Donc, ça mériterait d’être développé

 

[ A lire aussi : Comment s’organiser pour garder le cap sur ses objectifs ? ]

 

II – L’échange entre deux passionnées de l’organisation

 

Suite à ce partage d’Amélie , un échange dès plus passionnant s’est tenu avec Cécile.

 

Cécile >> Merci pour ton partage Amélie J’ai le même système sur le principe (pas tout à fait dans les outils et la façon dont je mets en place).

Objectifs et projets à l’année > Objectifs et plan d’action au trimestre > Planification des actions en fin de mois pour le mois à venir > Répartition des actions plus précises chaque semaine pour la semaine suivante (J’ai un calendrier type avec plage horaires pour telle activité (perso ET pro) comme ça j’ai pas trop à réfléchir sur quelle tâche va où et combien de temps j’ai à lui allouer. Je checke juste mon agenda pour voir les RDV prévus au moment de planifier la semaine) > Préparation de la journée du lendemain chaque soir avant de fermer l’ordi avec les tâches pro du jour + RDV + ma to do list perso (qui idem est en mode « routine » pour pas avoir à cogiter).

Tout est sur informatique sauf la planif du lendemain que je mets sur une ardoise pour le plaisir de barrer et effacer ce qui est fait. Parce que c’est vachement bon ! 😀

J’ai une question pour toi du coup : tu arrives à planifier le bon timing pour tes tâches ? Moi c’est le gros souci que j’ai encore : ma manager prévoit que la technicienne fera le taf en 1h et en fait il en faut 2… (je suis en train de travailler là-dessus mais c’est pas réglé)

 

Amélie >> ah oui, l’ardoise ! Je rêve d’une grand tableau noir mobile mais mon budget actuel et la taille de mon appart’ ne sont pas en adéquation avec ce projet ^^

Pour le timing des tâches, comme je prévois des plages de 2 à 3h max pour chaque thématique je réalise un nombre de tâches fluctuants suivant qu’elles demandent quelques dizaines de minutes pour être réalisées ou quelques heures.
Je prévois un commentaire de suivi que j’ajoute en description si la tâche sur laquelle j’étais en train de travailler n’est pas terminée au moment où la session de travail s’achève pour savoir où j’en suis la prochaine fois que je travaillerai sur cette thématique-là et reprendre la tâche facilement.

Mais quand j’ai besoin de jauger d’un temps de réalisation sur une tâche précise et que je n’ai pas une idée claire du temps que ça me représente à l’effectuer concrètement :
–   je fais une estimation à la louche et je triple le temps pour avoir de la marge au cas où ;
–  si c’est une tâche qui reviendra régulièrement, je note quand je la commence et quand je la finis. Je fais ça plusieurs fois et je fais une moyenne du temps. Quand j’ai besoin, je me base sur ça.

 


Merci à Amélie d’avoir accepté de partager cette vidéo sur le site et le groupe des Aventurières. Amélie accompagne les personnes hypersensibles, artistes, créatives qui veulent impacter le monde à leur façon sur son site : https://ameliepaul.fr/

Merci à Cécile, la magicienne des entrepreneurs en ligne (si tu veux régner sur Pinterest ou mettre Google de ton côté sans sacrifier ton nouveau-né en échange d’avoir des gens sur ton site, c’est chez elle que ça se passe) : https://www.blogbyyourself.com/

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